Внутренний проект

Цель нашей компании - предложение широкого ассортимента товаров и услуг на постоянно высоком качестве обслуживания.

В ряде случаев фирма имеет сильную внутреннюю службу IT и принимают решение о внедрении собственными силами. Плюсами такого подхода является высокая готовность и понимание процессов компании внутренними ресурсами. Минусами является незнание системы и отсутствие опыта внедрения сложных систем автоматизации. Использовать плюсы подхода и минимизировать минусы можно , привлекая внешних ИСПОЛНИТЕЛЕЙ на определенных шагах проекта.

8 шагов..

  1. Формирование рабочей группы и устава проекта ЗАКАЗЧИКОМ.

  2. Формирование сценария демонстрации системы ЗАКАЗЧИКОМ .

  3. Проведение демонстрации системы ИСПОЛГИТЕЛЕМ для рабочей группы.

  4. Проведение ИСПОЛНИТЕЛЕМ обучения рабочей группы «1С:ERP УП2.

  5. Проведение ИСПОЛНИТЕЛЕМ тренинга технологии внедрения систем. Что нужно и не нужно делать в проекте.

  6. Сопровождение ИСПОЛНИТЕЛЕМ внутреннего экспресс обследование ЗАКАЗЧИКА и участие в его защите.

  7. Cовместное моделирование силами ИСПОЛНИТЕЛЯ и ЗАКАЗЧИКА.

  8. Использование ресурсов Исполнителя в режимах внешнего сопровождения ,как на этапе 6 нижеприведенной технологии ,, так и на всех последующих этапах проекта.В приведенной ниже технологии Статус ИСПОЛНИТЕЛЯ-принимает на себя внутренняя служба. IT. Возможное привлечением внешних исполнителей не отменяет ответственность за сроки и качество внутреннего проведения проекта. Заказчик-это группа ведущих функциональных менеджеров во главе с руководством компании ЗАКАЗЧИКА.

Экспресс-обследование предприятия.

Целью экспресс-обследования является формирование концепта проекта: детального и обоснованного предложения по созданию ERP с учетом особенностей предприятия, требований заказчика, с план-графиком проекта.

Экспресс-обследование выполняется на территории Заказчика Исполнителем на основании Договора на оказание услуг по экспресс-обследованию предприятия.

В ходе экспресс-обследования, проводится интервью с топ-менеджерами предприятия, руководителями подразделений (служб) и ключевыми пользователями.

С каждым сотрудником предприятия интервью занимает от 1 до 3 –х часов.

В результате проведенных интервью собирается реестр бизнес-процессов, включенным в рамки проекта. Эта информация отражается в Документе «Концепция ERP», который содержит:

  1. Определение объекта автоматизации и создаваемой системы. Согласованные с Заказчиком цели и рамки проекта.
  2. Структура предприятия: по видам деятельности, географически, организационно (логическая, функциональная структура), юридические лица, информационные, материальные, денежные потоки между бизнес-единицами и юридическими лицами.
  3. Характеристика управления – распределение функций управления по структуре.
  4. Состояние автоматизации на текущий момент, характеристика используемого ПО и состояния данных.
  5. Особенности предприятий (бизнесов) влияющие на сроки и стоимость проекта, а также на требования к применяемым методикам. Краткая характеристика бизнес-процессов и узких мест бизнесов, фиксация функциональных требований Заказчика к новой системе.
  6. Предложения по организационной структуре проекта со стороны Заказчика и со стороны Исполнителя. Требования к проектной команде Заказчика и Исполнителя. Основные принципы совместной деятельности Исполнителя и Заказчика, в т.ч.: Распределение работ и разграничение ответственности, требования к коммуникациям. Регламент решения организационных вопросов. Документооборот проекта.
  7. Предложение по архитектуре автоматизированной системы, в т.ч. предложения по организации информационных потоков между субъектами предприятия.
  8. Предложения по способам интеграции с действующими системами автоматизации.
  9. Очереди проекта, «пилотная зона», последовательность запуска подсистем.
  10. Предложения по проектной технологии, предпочтительность тех или иных типовых решений для решения задач проекта. Модель жизненного цикла создаваемой системы.
  11. Формализация рисков проекта и способов их минимизации.
  12. Приблизительный перечень планируемых мероприятий по автоматизации, с горизонтом в два месяца.
  13. Задачи и требуемые ресурсы Заказчика на всех очередях и этапах проекта.
  14. Предварительные технические требования к аппаратному обеспечению.
  15. Текущее состояние нормативно-справочной информации (НСИ)(реестр). Реестр ключевых справочников отсутствующих у заказчика и требующие разработки.
  16. Технологии внедрения
  17. Предварительный укрупненный план-график проекта – по очередям и этапам со сроками и стоимостью. Предварительная оценка бюджета проекта.
  18. Устав проекта.
  19. Проект договора на внедрение.

Основным результатом данного этапа является п.16-19 отчета.

 ТЕХНОЛОГИЯ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТ

1 ЭТАП. Моделирование.

Целью данного этапа является – получение оценки соответсвия функциональных возможностей программного продукта требованиям Заказчика по автоматизации организационно-функциональной зоны внедрения с учетом особенностей бизнес-процессов и отраслевой специфики с доработками или без.них.

Основным методом выполнения данного этапа является попытка сдать функциональную и процессную модель системы на ограниченном объеме реальной информации, введеной консультантами исполнителя, и зафиксировать отклонения. группе функциональных заказчиков.

На первом этапе Заказчик:

  • Предоставляет Исполнителю образцы документов, отчетов, таблиц в MS Excel.
  • Готовит и предоставляет общую схему функционирования системы в любом удобном формате (образец схемы предоставляет Исполнитель).
  • Совместно с Исполнителем осуществляет просмотр демонстраций системы на контрольных примерах и формирует функциональные требования к системе.
  • Согласует функциональные требования (или технические задания) на реализацию доработок в системе на соответствие функциональным требованиям.

На первом этапе Исполнитель

  • Принимает от Заказчика образцы документов, отчетов, таблиц в MS Excel.
  • Вводит их в систему и осуществляет демонстрации системы на контрольных примерах. Фиксирует функциональные требования к системе.

Документы этапа.

  • Общая схема функционирования (пошаговая с образцами документов) или бизнес-процессы компании в любом формате.
  • Реестр функциональных требований.

Результат этапа.

  • Полное понимание текущего соответствия функциональности программного продукта требованиям заказчика.
  • Конечный бюджет и сроки доработки софта до полного соответствия функциональным требованиям ЗАКАЗЧИКА.
  • В редких случаях отказ от перехода на предлагаемый софт из-за несоответствия функциональности ожиданиям ЗАКАЗЧИКА или неспособности ЗАКАЗЧИКА сформировать функциональные требования..

2 ЭТАП. Доработки.

Цель этапа.

Приведение программного обеспечения в соответствии с требованиями ЗАКАЗЧИКА.

Порядок работы.

  • Доработки осуществляются на основании заявок.
  • В заявке указано функциональное требование, упрощенное ТЗ, срок исполнения, трудоемкость в часах.
  • Сдача доработок осуществляется на контрольном примере.

Исполнитель отвечает за своевременность предоставления результатов на контрольном примере.

Заказчик отвечает за приемку.При демонстрации доработки на контрольном примере Заказчик обязан осуществить приемку при отсутствии замечаний в присутствии Исполнителя или подписать перечень замечаний. 

По результатам приемки доработки переносятся из базы контрольного примера (моделирования) в тестовую базу.

Документирование этапа. ТЗ и контрольные примеры для сложных задач.

Результат этапа: Готовность программного обеспечения к тестовой эксплуатации.

3 ЭТАП. Подготовка к тестовой эксплуатации.

Цель этапа. Подготовить информационную базу и персонал ЗАКАЗЧИКА к тестовой эксплуатации.

Включает в себя:

1)Выгрузки справочников и остатков из внешних источников с последующей ручной корректировкой.

Исполнитель отвечает за разработку выгрузок и подготовку персонала к корректурам и выверкам.

Заказчик отвечает за контроль и готовность баз к эксплуатации.

2)Обучение персонала.

Заказчик отвечает за согласование графика обучения и явку персонала на обучение.

Исполнитель отвечает за подготовку и проведение обучения согласно графику.

Документирование этапа. Инструкции пользователя разрабатываются только при наличии отдельных заявок и не являются обязательным атрибутом обучения. Возможна запись обучения на видеоролики.

Результат этапа: Готовность информационной базы и персонала ЗАКАЗЧИКА к тестовой эксплуатации.

4 ЭТАП. Проведение тестовой эксплуатации.

Цель этапа: Готовность персонала и информационной базы к опытной эксплуатации с параллельной работой в 2-х системах или в промышленную эксплуатацию без параллельной работы в 2-х системах.

Обязанности заказчика на 4 этапе.

  • Заказчик. осуществляет работу в тестовой базе на пилотной зоне эксплуатации, ограниченной сроками документов (например, с 1 по 3 марта) и зоной эксплуатации (на 2 цехах).или на полном объеме информации всеми участниками процесса.
  • На тестовой эксплуатации не обязательно попадать в регламенты и сроки.
  • Заказчик обязуется провести тестовую эксплуатацию в оговоренные сроки.

Обязанности исполнителя на 4 этапе.

  • Исполнитель обязуется сопровождать тестовую эксплуатацию с оперативным консультированием, исправлением ошибок и фиксацией отклонений и дополнительных требований.
  • Исполнитель во временных рамках тестовой эксплуатации осуществляется дообучение и исправление ошибок.
  • Доработки, выявленные на этапе тестовой эксплуатации исполняются центром Разработки Исполнителя по дополнительным заявкам.

Документирование этапа Результатом тестовой эксплуатации является аналитическая записка по результатам тестовой эксплуатации и конечное число заявок на доработки и дообучение.

Результат этапа: Готовность персонала и информационной базы к опытной эксплуатации с параллельной работой в 2-х системах или в промышленную эксплуатацию без параллельной работы в 2-х системах Результатом

5 ЭТАП. Проведение опытной (или опытно- промышленной )эксплуатации.

  • Опытная эксплуатация проводится всеми участниками процессов на полном объеме информации в соответствии с регламентами работы. Она может проводиться как с параллельной работой в двух системах(опытная эксплуатация), так и с отказом от работы в старой системе(опытно-промышленная эксплуатация).
  • Исполнитель отвечает за поддержку данного процесса и снятие всех проблем за некоторый период - месяц или квартал.
  • В ряде случаев данный этап осуществляется в рамках постпроектного сопровождения. В предлагаемых форматах мы проводим один-два месяца опытной эксплуатации в рамках проекта.

6 ЭТАП. Постпроектное сопровождение.

Сопровождение выполняется в рамках отдельного договора сервисного сопровождения.

Сопровождение Системы возможно в 2-ух вариантах:

Очное консультирование. Формат оказания услуг:

  • На территории Заказчика находятся консультанты со стороны Исполнителя;
  • На оборудовании Заказчика разворачивается система сервисного сопровождения (принадлежит Исполнителю), где фиксируются все обращения сотрудников Заказчика;
  • Консультанты Исполнителя оказывают очные консультации сотрудникам Заказчика по вопросам работы в программе.
  • Вопросы, связанные с дополнительной разработкой функционала, согласовываются по трудоемкости и оплачиваются по отдельным соглашениям.

Удаленное консультирование. Формат оказания услуг:

  • Заказчика обращается к централизованной сервисной службе Исполнителя;
  • Вопросы фиксируются в системе сервисного сопровождения и даются ответы, по согласованному SLA – по телефону, средствами видеосвязи Skype, средствам удаленного доступа;
  • При необходимости оформляются заказы на личное консультирование;
  • Вопросы, связанные с дополнительной разработкой функционала, согласовываются по трудоемкости и оплачиваются по отдельным соглашениям.